Vereinheitlichung der Beschaffung: Wie Prozessorchestrierung Effizienz, Erfahrung und Wirkung fördert

Die Beschaffung spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Innovationen zu ermöglichen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Risiken zu managen und die Wertschöpfung im gesamten Unternehmen zu steigern. Dieser wachsende Aufgabenbereich bringt jedoch eine höhere Komplexität mit sich - mehr Beteiligte, mehr Systeme und mehr Daten. Gleichzeitig erwarten die Stakeholder von heute, dass die Beschaffung so schnell und einfach abläuft, wie man es von einem Verbraucher gewohnt ist.

Hier kommt die Prozessorchestrierung, auch bekannt als Beschaffungsorchestrierung, ins Spiel. Die Prozessorchestrierung geht über die einfache Automatisierung hinaus und verbindet Menschen, Systeme und Daten durch intelligente Workflows, die die Komplexität vereinfachen, ohne die Kontrolle zu verlieren. Dieser Artikel erläutert die Prozessorchestrierung und bietet Anleitungen für ihre erfolgreiche Umsetzung.  

Was ist Prozessorchestrierung im Beschaffungswesen?

Prozessorchestrierung ist die strategische Koordination von Beschaffungsaktivitäten über Systeme, Richtlinien, Interessengruppen und Daten hinweg. Sie umhüllt fragmentierte Prozesse mit intelligenten, dynamischen Workflows und Automatisierungen, um eine geführte, personalisierte und nahtlose Benutzererfahrung zu schaffen. Obwohl die Prozessorchestrierung im Beschaffungswesen ohne künstliche Intelligenz (KI) auskommt, wird KI zunehmend zu einem leistungsstarken Enabler. Moderne Prozessorchestrierung nutzt Daten, Geschäftsregeln und KI zur intelligenten Lenkung, Führung und Anpassung.

Auf dem Markt werden Eingangsmanagement und Orchestrierung häufig miteinander in Verbindung gebracht, da die Anfragen den gesamten Beschaffungsprozess durchlaufen müssen, während verschiedene Datenquellen und Aufgaben aufeinander abgestimmt werden müssen. Prozessorchestrierung und Eingangsmanagement sind jedoch unterschiedliche Konzepte. Intake dient als Mittel zum Zweck und konzentriert sich auf die effiziente Verwaltung von Anfragen im Zusammenhang mit der Beschaffung (z. B. Einkaufs-, Beschaffungs-, Lieferanten- oder Vertragsanfragen). Prozessorchestrierung ist ein umfassenderes Konzept, das alle Beschaffungsprozesse, -systeme und -beteiligten über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg koordiniert und integriert.  

Einfach ausgedrückt: Intake vereinfacht die Beschaffung, während Orchestrierung dafür sorgt, dass Systeme und Prozesse aufeinander abgestimmt sind, um die Ausführung zu erleichtern. Sie sind mächtige Verbündete, bei denen die Summe mehr ist als ihre Teile.

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Die Notwendigkeit, Prozesse zu orchestrieren

Die Prozessorchestrierung ermöglicht es den Teams, sich in der komplexen Beschaffungslandschaft besser zurechtzufinden. Zu den wichtigsten Herausforderungen, mit denen Beschaffungsteams konfrontiert sind und die durch Orchestrierung gelöst werden können, gehören:  

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• Steigende Komplexität: Die Beschaffung erstreckt sich über alle Unternehmensfunktionen, mit Genehmigungen, Compliance und Lieferantenkoordination. Unterschiedliche und unzusammenhängende Prozesse, Teamstrukturen, Richtlinien, Verfahren und technologische Ökosysteme schaffen ein komplexes Geschäftsumfeld, in dem die Beschaffung arbeiten muss.

• Verwirrende Tool-Landschaften: Die Landschaft der Beschaffungstechnologien ist mit dem Aufkommen von Best-of-Breed-Lösungen, die auf bestimmte Problembereiche abzielen, zunehmend fragmentiert. Diese spezialisierten Tools bieten zwar fortschrittliche Funktionen, sind aber oft nicht mit anderen Systemen kompatibel. Infolgedessen sind Beschaffungsteams gezwungen, sich in einem Flickenteppich unzusammenhängender Systeme zurechtzufinden, was zu "Tool-Müdigkeit" führt (definiert als Erschöpfung, Frustration oder verringerte Produktivität aufgrund der Verwendung zu vieler verschiedener Software-Tools).

• Unerfasste Daten: Unzusammenhängende Daten sind seit langem ein Problem im Beschaffungswesen, das ursprünglich auf Offline-Prozesse und manuelle Aufzeichnungen zurückzuführen war. Digitale Lösungen haben dieses Problem eher vergrößert als gelöst. Trotz der Versprechungen von "voll integrierten" oder "vernetzten" Lösungen sperren viele Beschaffungssysteme Daten und arbeiten in Silos, ohne einfache Integrationen oder APIs anzubieten. Diese Fragmentierung behindert die Transparenz, verlangsamt die Entscheidungsfindung und untergräbt strategische Initiativen wie die Zusammenarbeit mit Lieferanten, das Risikomanagement und die Ausgabenanalyse.

• Sich entwickelnde Erwartungen: Die Stakeholder verlangen zunehmend Beschaffungserfahrungen, die der Geschwindigkeit und Einfachheit von B2C-Anwendungen entsprechen. Sie erwarten intuitive, transparente und effiziente Prozesse, die ihnen helfen, ihre Ziele schnell und sicher zu erreichen, ohne sich um die Komplexität hinter den Kulissen zu kümmern.

• Ressourcenbeschränkungen: Die Beschaffungsteams müssen den wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht werden, oft ohne eine entsprechende Aufstockung der Mitarbeiterzahl oder des Budgets. Dies führt zu einem Bedarf an intelligenteren, besser skalierbaren Arbeitsweisen, die die Effizienz verbessern und den manuellen Aufwand verringern.

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Die Prozessorchestrierung bietet einen Weg in die Zukunft. Sie bringt Struktur in die Komplexität, indem sie Daten, Prozesse und Workflows über Systeme und Funktionen hinweg vereinheitlicht. Durch die intelligente Steuerung von Aktivitäten, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Sicherstellung einer konsistenten Prozessausführung wird der manuelle Aufwand reduziert und eine größere Transparenz geschaffen. Das Ergebnis ist eine besser vernetzte, agilere Beschaffungsfunktion, die effizient skaliert, schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren kann und Einkaufserlebnisse bietet, die die Beteiligten leiten und begeistern.

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Wie die Prozessorchestrierung funktioniert

Prozessorchestrierungsplattformen bieten eine flexible und intelligente Grundlage, die vorhandene Technologiepakete nahtlos miteinander verbindet. Zu den wichtigsten Komponenten der Orchestrierungstechnologien gehören:

• Zentrale Integrationsschicht: Verbindet Systeme wie ERPs, Procurement Suites, Best-of-Breed-Lösungen und Datenanbieter.

• Einheitliche Datenschicht: Normalisiert und reichert Daten auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenontologie an, um eine gemeinsame Sprache für alle Systeme zu schaffen und Transparenz, Einblicke und Maßnahmen zu ermöglichen.

Auf dieser Grundlage können Funktionen und Workflows entwickelt werden, mit denen die Teams arbeiten, z. B. Unified Analytics, generatives Eingangsmanagement, autonome Beschaffung und Verhandlungen, intelligentes Lieferantenmanagement oder Seamless Operations. Diese Funktionen nutzen Workflows, Entscheidungsregeln und künstliche Intelligenz, um alle Dimensionen der Beschaffung und alle relevanten Daten zu berücksichtigen, um prädiktive Erkenntnisse, dialogorientierte Beratung und Prozessautomatisierung zu ermöglichen.

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Ausgaben vs. Prozessorchestrierung

Orchestrierung ist im Beschaffungswesen noch ein relativ neues Konzept und eine neue Technologie, wobei mehrere Begriffe um Anerkennung konkurrieren. Die gebräuchlichsten Begriffe sind Ausgaben-, Prozess- oder Beschaffungsorchestrierung, während manche von Ergebnisorchestrierung sprechen. Wir glauben, es ist tamayto, tomahto, aber hier ist es.

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Die Orchestrierung der Ausgaben konzentriert sich in erster Linie auf die Verwaltung und Optimierung der Finanzströme im Beschaffungswesen. Sie konzentriert sich in der Regel auf oberflächliche Ergebnisse auf der Berichtsebene, wie z. B. die Transparenz der Ausgaben, die Verbesserung der Compliance und die Durchsetzung bevorzugter Lieferanten, anstatt tiefer gehende operative Herausforderungen anzugehen.

Die Prozessorchestrierung verfolgt dagegen einen ganzheitlicheren Ansatz, indem sie Systeme, Prozesse und Beteiligte über den gesamten Beschaffungsfluss hinweg miteinander verbindet. Dabei wird alles berücksichtigt, vom Eingang und der Genehmigung bis hin zur Beschaffung, Auftragsvergabe und Bezahlung. Diese Art der Orchestrierung ermöglicht es der Beschaffung, Ineffizienzen an der Wurzel zu bekämpfen, Abläufe zu rationalisieren und die Agilität zu verbessern.

Die Analysten von Gartner gehen bereits einen Schritt weiter und sprechen von Outcome Orchestration. Dieses neue Modell verlagert den Fokus von der reinen Effizienz auf die Auswirkungen auf das Geschäft. Die Ergebnisorchestrierung nutzt KI, Echtzeitdaten und dynamische Workflows, um aktiv unternehmensweite Ziele wie Nachhaltigkeit, Innovation, schnelle Markteinführung und Lieferantenvielfalt zu fördern. Anstatt Aufgaben isoliert zu automatisieren, werden Prozesse kontinuierlich angepasst und optimiert, um sicherzustellen, dass jede Beschaffungsmaßnahme auf die strategischen Ziele abgestimmt ist. Interessant, oder?

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Wichtige Anforderungen und Überlegungen für eine erfolgreiche Prozessorchestrierung

Die Implementierung einer effektiven Prozessorchestrierung erfordert mehr als nur den Kauf von Technologie. Sie erfordert einen durchdachten Ansatz für Integration, Daten und Prozessgestaltung. Hier ist, was erforderlich ist, damit es funktioniert:

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Anschließbare Systeme  

Eine erfolgreiche Prozessorchestrierung hängt von der Fähigkeit ab, eine breite Palette von Systemen zu verbinden, einschließlich ERPs, Beschaffungssuiten, Best-of-Breed-Lösungen und Datenanbieter. Um dies zu erreichen, benötigen Orchestrierungsplattformen robuste, offene APIs und vorgefertigte Konnektoren, die den Datenfluss in Echtzeit unterstützen.

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Zugängliche Daten

Die Orchestrierung ist auf genaue, zugängliche Daten angewiesen, um intelligente Routing-Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Unternehmen sollten in die Bereinigung, Harmonisierung und Anreicherung von Daten investieren, um die Datenqualität in allen Beschaffungssystemen zu verbessern. KI kann eine wertvolle Rolle bei der Bewältigung historischer Herausforderungen im Datenmanagement spielen.

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Definierte Prozesse

Damit die Orchestrierung funktioniert, muss sie auf klar definierten Prozessen aufbauen. Die Implementierung der Prozessorchestrierung ist eine hervorragende Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen, zu hinterfragen, zu vereinfachen und zu verbessern, bevor sie automatisiert werden. Die Dokumentation von Arbeitsabläufen, Genehmigungsanforderungen und Ausnahmen bereitet das Unternehmen auf die effektive Automatisierung von Prozessen vor.

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Aktivierte Benutzer

Die Akzeptanz hängt von der Schaffung intuitiver Erfahrungen für alle Beteiligten ab. Die Einbeziehung der Endnutzer während der Entwicklung und des Testens hilft sicherzustellen, dass die Lösungen den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Umfassende Schulungen und fortlaufende Unterstützung sowie die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung sind der Schlüssel zum Erfolg.  

Prozessorchestrierung mit Procure Ai

Die sichere und vernetzte Procurement Automation Platform von Procure Ai ist eine Orchestrierungsschicht, die fortschrittliche KI/ML-Modelle, GenAI, prädiktive Analysen und autonome Ausführung nutzt, um KI-Agenten für die Beschaffung zu entwickeln.

Procure Ai ist der Klebstoff, der Ihre fragmentierten Daten und Tools über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg zusammenführt, um Abläufe zu rationalisieren, operative Risiken zu reduzieren, Kosteneinsparungen zu maximieren und Prozesse zu automatisieren.  

Unsere Agenten unterstützen die Standardisierung von Ausgaben- und Lieferantendaten über verschiedene Systeme hinweg, identifizieren Einsparungsmöglichkeiten in der Ausgabenanalyse, führen Stakeholder durch konforme Einkaufserfahrungen, führen taktische Beschaffungsvorgänge und -verhandlungen selbstständig durch und liefern den operativen Teams vorausschauende Erkenntnisse.  

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Koordinierung von Systemen, Menschen und Daten für mehr Wirkung

Bei der Prozessorchestrierung im Beschaffungswesen geht es nicht darum, Systeme zu ersetzen oder die Funktion neu zu erfinden, sondern darum, dass das, was bereits vorhanden ist, gemeinsam besser funktioniert. Durch die intelligente Koordinierung von Systemen, Prozessen, Daten und Entscheidungen vereinfacht die Orchestrierung die Komplexität der Beschaffung und verkürzt den Weg von der Anfrage zum Ergebnis.  

Die Orchestrierung ist die Grundlage und der Motor unserer Plattform und Funktionen. Ob es darum geht, die Ausgabentransparenz zu verbessern, Einsparungen auszuhandeln oder Stakeholder zu begeistern - die Prozessorchestrierung mit Procure Ai schafft vernetzte, agile und effiziente Beschaffungsprozesse.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Procure Ai Sie dabei unterstützt, vernetzte Beschaffungserfahrungen zu schaffen und Ihre Daten mit unserer KI-gestützten Beschaffungsautomatisierungsplattform zu nutzen.