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Das Eingangsmanagement, d. h. der Prozess der Entgegennahme, Bewertung und Priorisierung von Beschaffungsanfragen, ist der erste Schritt in vielen Beschaffungsprozessen und bildet die Grundlage für die Beschaffungs-, Vertrags- und Einkaufsaktivitäten. Die technische Möglichkeit, Informationen mit Hilfe von Formularen zu erfassen, gibt es zwar schon seit dem Aufkommen der ersten E-Procurement-Lösungen, sie wurde jedoch nie vollständig in den Prozess der Einbindung von Interessengruppen integriert. Die Stakeholder hassen es einfach, mit klobigen, auf die Beschaffung ausgerichteten Anwendungen zu arbeiten.
Angesichts komplexer Lieferketten, strenger gesetzlicher Vorschriften und eines erhöhten Kostendrucks, die die heutige Beschaffungslandschaft bestimmen, werden fehlende oder formularbasierte Beschaffungsansätze zu einer Belastung. Das aktuelle Geschäftsumfeld erfordert intelligentere Lösungen, die helfen, Prozesse zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmenszielen und -strategien abzustimmen. Und wir leben im Jahr 2025, daher ist die Benutzerfreundlichkeit der Schlüssel zur Akzeptanz.
Künstliche Intelligenz (KI) verändert das Beschaffungswesen, indem sie manuelle Aufgaben automatisiert, Erkenntnisse in Echtzeit liefert und die strategische Entscheidungsfindung verbessert. In Bezug auf das Beschaffungsmanagement hat KI das Potenzial, die Effizienz zu verbessern, Fehler zu minimieren und die Transparenz zu erhöhen, was letztendlich die Zufriedenheit der Stakeholder und die Einhaltung der Prozesse verbessert. Dieser Artikel untersucht die aktuellen Herausforderungen im Beschaffungsmanagement und erklärt, wie KI helfen kann, den Prozess zu verändern.
Herkömmliche Verfahren zur Einbindung von Stakeholdern und Formulare zur Bedarfserfassung (falls überhaupt vorhanden) stellen Beschaffungsteams vor mehrere Herausforderungen, die ein effizientes Eingangsmanagement behindern. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:
Laut Gartners Innovation Insight: Procurement Intake Management Boost End-User Engagement werden bis 2027 70 % der Beschaffungsanfragen durch KI und generative KI-Technologien unterstützt werden. Zu den Anwendungsfällen für KI im Beschaffungsmanagement gehören:
KI-gesteuerte Lösungen für das Eingangsmanagement bieten den Beteiligten einen einheitlichen Einstiegspunkt in die Beschaffung. Sie ermöglichen eine Lösung auf einer einzigen Plattform, auf der Mitarbeiter Anfragen einreichen und deren Status in Echtzeit verfolgen können. Ein einziger Einstiegspunkt verbessert die Effizienz und Genauigkeit, da weniger Interaktionen mit mehreren Anwendungen erforderlich sind.
In Kombination mit Workflows kann dies mehrere Abteilungen umfassen und Themen wie Risikomanagement, IT-Sicherheitsprüfungen und andere behandeln, die dem Beschaffungswesen übertragen wurden, weil es die externen Beziehungen pflegte.
KI-gestützte Tools wie Chatbots und virtuelle Assistenten können Mitarbeitern die Navigation durch Beschaffungsprozesse erleichtern. KI-Tools können Mitarbeitern maßgeschneiderte Vorschläge auf der Grundlage ihrer Rolle und ihres bisherigen Einkaufsverhaltens unterbreiten und gleichzeitig Anfragen in Echtzeit mit Unternehmensrichtlinien und -vorschriften abgleichen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu verringern. Im Grunde genommen macht GenAI Formulare überflüssig.
KI kann Beschaffungsteams dabei helfen, die Bearbeitung von Anfragen auf verschiedene Weise zu automatisieren. Sie legen die Kriterien einmal fest, den Rest erledigt das System.
Mithilfe von KI können Unternehmen die Effizienz ihres Eingangsverwaltungsprozesses erheblich steigern, wie bereits erwähnt. Wie Gartner in seinem Innovation Insight feststellt, kann eine verbesserte Effizienz im Beschaffungsmanagement verschiedene Vorteile mit sich bringen: Procurement Intake Management Boost End-User Engagement. Diese Vorteile umfassen:
Die Rationalisierung des Beschaffungsmanagements ist nur der Anfang dessen, was Beschaffungsteams mit KI erreichen können. Die Kombination von KI-gesteuertem Beschaffungsmanagement mit anderen KI-Anwendungsfällen, wie z. B. autonome Beschaffung und Verhandlungen, kann die Prozesseffizienz weiter steigern, indem den Beteiligten Autonomie über den Prozess der Durchführung taktischer Beschaffungsaktionen mit bevorzugten Lieferanten oder die Automatisierung von Verhandlungen mit einzelnen Lieferanten für Einkäufe unterhalb der Schwellenwerte gegeben wird.
Der Einsatz einer Plattform, die die Kombination mehrerer KI-Anwendungsfälle unterstützt, ermöglicht es der Beschaffung, die End-to-End-Automatisierung vieler betrieblicher Prozesse zu erkunden und gleichzeitig die Einhaltung von Prozessen zu verbessern und Einsparungen bei nicht-strategischen Einkäufen zu erzielen.
Die Generative Intake-Lösung von Procure Ai nutzt KI, um optimierte Eingangs- und Einkaufserlebnisse zu schaffen, die Ihre Stakeholder mit dialogbasierter KI führen und begeistern. Durch die Nutzung von Chat, Echtzeit-Katalogprüfungen und natürlichen Sprachverarbeitungsfunktionen können wir Benutzeranfragen sofort interpretieren und anhand bestehender Einkaufskanäle und interner Richtlinien bewerten. Mit LLM ermöglichen wir menschenähnliche Interaktionen, die sicherstellen, dass Anforderungen verstanden, Lücken gefüllt und Anfragen effizient strukturiert, kategorisiert und verarbeitet werden.
Durch die Umwandlung von unstrukturierten Freitext-Anforderungen in strukturierte Anfragen und Scope-of-Work-Dokumente macht die generative Intake-Lösung von Procure Ai komplexe Formulare überflüssig, unterstützt die Umsetzung von Kategorie- und Lieferantenstrategien und optimiert die Quellennutzung im Einkauf. Darüber hinaus hilft KI bei der sekundenschnellen Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder Anfragen auf der Grundlage analysierter Anfragen, wodurch die Nachbearbeitungsrate um bis zu 78 % gesenkt wird, und ermöglicht nachgelagerte Automatisierungen mit autonomer Beschaffung und Verhandlungen über taktische Anfragen.
Die Plattform bietet auch eine Chat-basierte Beschaffungsberatung, greift auf Wissensspeicher wie Confluence oder SharePoint zu und lässt sich nahtlos in Systeme wie Microsoft Teams, ERPs oder E-Procurement-Plattformen integrieren, wodurch die Genauigkeit und Flexibilität der Bedarfsverwaltung verbessert wird.
Ein effektives Eingangsmanagement ist der Eckpfeiler eines gut organisierten Beschaffungsprozesses, der sicherstellt, dass die Unternehmensziele durch straffe, gesetzeskonforme und effiziente Abläufe erreicht werden. Herkömmliche manuelle Prozesse stehen diesem Ziel jedoch oft im Wege. Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in das Beschaffungsmanagement bietet eine leistungsstarke Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Rationalisierung der Antragseinreichung, die Führung der Benutzer durch den Prozess und die Automatisierung der Antragsbearbeitung kann KI Unternehmen dabei helfen, ein effizientes Eingangsmanagement zu erreichen und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen.
Durch die Wahl einer Beschaffungsautomatisierungsplattform wie Procure Ai können Unternehmen die Vorteile des Generative Intake Management auf nachgelagerte Prozesse wie taktische Beschaffung und Verhandlungen oder P2P-Operationen ausdehnen, um eine durchgängige Automatisierung zu erreichen.
Sind Sie bereit, Ihren Eingangsmanagementprozess mit Hilfe von KI zu verändern? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über die benutzerfreundliche Lösung für generatives Eingangsmanagement von Procure Ai zu erfahren und darüber, wie sie die durchgängige Automatisierung der Beschaffung unterstützt.
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