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Von Beschaffungsteams wird oft verlangt, mit weniger mehr zu erreichen. Die Tatsache, dass wir mit einem sich ständig verändernden, zunehmend volatilen Geschäftsumfeld konfrontiert sind, in dem das Hinzufügen von Aufgaben von Überlegungen zum Personalbestand abgekoppelt wurde, lässt nur eine Schlussfolgerung zu: Technologie muss uns helfen, die Komplexität zu bewältigen, uns vor wenig kognitiven Aufgaben bewahren und unsere Produktivität steigern. Kurz gesagt, Technologie muss manuelle Prozesse automatisieren und Entscheidungen unterstützen.
Heute hindern nur inkonsistente Datenstrukturen, mangelnde Fähigkeiten zur Nutzung von Daten für die Automatisierung und verwirrende Tool-Landschaften die Beschaffung daran, diese durchgängige Prozessverbesserung zu erreichen.
KI hat das Potenzial, das Beschaffungswesen dabei zu unterstützen, die Komplexität in der Beschaffung zu bewältigen und die Effizienz trotz Ressourcenbeschränkungen zu verbessern. Laut der Gartner Chief Procurement Officer Survey 2024 evaluieren mehr als zwei Drittel der Beschaffungsorganisationen KI-Anwendungsfälle oder nutzen KI als Teil von Paketlösungen von Anbietern.
Dieser Artikel beschreibt spezifische KI-Anwendungsfälle für den gesamten Beschaffungsprozess, die der Beschaffung helfen können, allgemeine Herausforderungen zu bewältigen und das Problem "mehr mit weniger" zu lösen.
KI kann Beschaffungsteams in die Lage versetzen, ihre Produktivität zu steigern, Routine- und Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen oder zu automatisieren und bessere und schnellere Analysen durchzuführen. So können die Teams die immer komplexer werdende Beschaffungslandschaft bewältigen und die Beschaffungsleiter können ihre Ressourcen auf strategische Chancen konzentrieren.
Zu den spezifischen Herausforderungen, die KI bei der Beschaffung lösen kann, gehören:
KI hat das Potenzial, die Beschaffung in jedem Schritt des End-to-End-Prozesses zu verändern, von der Analyse und Planung über die Beschaffung, die Auftragsvergabe und den Einkauf bis hin zum Rechnungsmanagement. Im Folgenden werden die wichtigsten Anwendungsfälle in der Beschaffung vorgestellt.
KI kann die Ausgaben- und Datenanalyse verbessern, indem sie die Datenkategorisierung, -bereinigung, -harmonisierung und -anreicherung über mehrere Quellen hinweg rationalisiert und Genauigkeit und Konsistenz für eine verbesserte Ausgabentransparenz gewährleistet. Sie kann transaktionale Finanzdaten (aus Rechnungen ohne Bestellungen) klassifizieren, Lieferantenprofile harmonisieren und Daten mit wertvollen Erkenntnissen wie Kreditratings, Risikoindikatoren und ESG-Bewertungen anreichern. Mit KI-gestützter Analytik und individueller, prompt-basierter Analyse können Beschaffungsteams Muster bei Ausgaben und Preisgestaltung aufdecken und so Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren. Darüber hinaus kann KI Anomalien wie Überzahlungen, Auftragssplitting oder unkonventionelle Einkäufe aufzeigen und dem operativen Einkauf den nötigen Einblick geben, um Gegenmaßnahmen zu entwickeln.
KI kann Beschaffungsteams in die Lage versetzen, datengesteuerte Kategoriestrategien zu entwickeln, indem sie Echtzeit-Marktdaten, Informationen zur Lieferantenleistung und Preistrends sammelt und analysiert. Sie kann auch Nachfrage- und Branchenveränderungen prognostizieren und auf der Grundlage ihrer Vorhersagen Simulationen und Szenarienmodelle erstellen. So können Beschaffungsteams proaktiv Risiken mindern, Kostentreiber identifizieren, Beschaffungsstrategien optimieren und bessere Konditionen aushandeln. KI kann den Prozess der Entwicklung von Kategoriestrategien weiter verbessern, indem sie potenzielle Werthebel identifiziert und empfiehlt, die auf interne Geschäftsanforderungen und externe Marktkräfte abgestimmt sind.
KI-Tools können die Verfolgung von Einsparungen automatisieren, indem sie die Ausgaben eines Unternehmens mit Benchmarks vergleichen und die tatsächlichen gegenüber den geplanten Einsparungen ermitteln. Außerdem können sie auf der Grundlage ihrer Ausgabenanalyse oder der Vertragsverlängerungszyklen künftige Einsparmöglichkeiten vorschlagen. KI-gestützte Dashboards können das Leistungsmanagement weiter unterstützen, indem sie Teams in Echtzeit Einblicke in die Leistung von Lieferanten, Kostensenkungen, Vertragserfüllung und andere wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) geben.
KI kann zur Verbesserung jedes Schritts des Beschaffungs- und Verhandlungsprozesses eingesetzt werden. Sie kann den Ausschreibungsprozess automatisieren, von der Lieferantenermittlung bis zur Verhandlung und Auftragsvergabe, indem sie globale Datenbanken durchsucht, die Fähigkeiten der Lieferanten bewertet und eine Rangfolge der Lieferanten auf der Grundlage von Preisen, Risiken und Leistung erstellt. KI kann auch Angebote in Echtzeit auswerten, Vergleiche anstellen und den Lieferanten Feedback geben. Bei Verhandlungen kann KI Beschaffungsteams dabei helfen, Verhandlungsstrategien zu entwickeln, geeignete Taktiken zu empfehlen und datengestützte Einblicke und Szenarioanalysen zu liefern. Die größte Auswirkung auf das Endergebnis hat jedoch die Tatsache, dass KI auch eigenständig Verhandlungen führen kann.
KI kann das Management von Lieferantenbeziehungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg verbessern, vom Onboarding bis zum Leistungsmanagement. Wenn ein neuer Lieferant ausgewählt wird, kann KI ihn auf finanzielle Stabilität, Einhaltung von Vorschriften und potenzielle Risiken prüfen, bevor der Vertrag abgeschlossen wird. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, können KI-Tools den Onboarding-Prozess automatisieren, einem Unternehmen dabei helfen, seine Lieferantenprofile und -qualifikationen auf dem neuesten Stand zu halten, und Profile durch die Sammlung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen anreichern. KI-Tools können auch die Leistung von Lieferanten in Echtzeit überwachen, potenzielle Risiken identifizieren und rechtzeitige, datengesteuerte Interventionen ermöglichen, um Lieferantenpartnerschaften zu stärken und Kontinuität zu gewährleisten.
KI kann das Vertragsmanagement beschleunigen und gleichzeitig Genauigkeit und Compliance sicherstellen. Während der Verhandlungen kann KI Dokumente redigieren, optimierte Klauseln vorschlagen und die Übereinstimmung mit vorab genehmigten rechtlichen und kommerziellen Leitplanken sicherstellen, was den Prozess beschleunigt. Wenn Verträge auslaufen, kann KI Beschaffungsteams proaktiv warnen und sogar den Verlängerungsprozess automatisieren, einschließlich Validierung und Compliance-Prüfungen.
KI kann der Beschaffung helfen, das Eingangsmanagement zu optimieren, indem sie strukturierte Daten aus Freitextanfragen extrahiert und in detaillierte Spezifikationen umwandelt. Sie kann die Erfahrung der Stakeholder verbessern, indem sie sie durch Richtlinien und Einkaufskanäle führt, zur Reduzierung von Ausgaben außerhalb des Vertrags beiträgt und die Einhaltung von Prozessen und Budgetkontrollen sicherstellt. Darüber hinaus lassen sich Lieferantendokumente analysieren, um automatisch hochwertige erste Entwürfe von Leistungsbeschreibungen (SOWs) zu erstellen.
KI kann wichtige Schritte im Einkaufsprozess automatisieren und optimieren. Sie kann eingehende Kaufanfragen sortieren, Bestellungen generieren und zur Genehmigung weiterleiten - mit minimalen oder gar keinen menschlichen Eingriffen. Sobald die Bestellungen aufgegeben sind, kann die KI die offenen Bestellungen und die Entwicklungen auf dem Beschaffungsmarkt kontinuierlich überwachen, um potenzielle Störungen zu erkennen und proaktiv Abhilfemaßnahmen zu empfehlen und so die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Sie kann auch die Erstellung von Wareneingängen und Leistungserfassungsblättern automatisieren. Darüber hinaus kann die KI die Einkaufsaktivitäten kontinuierlich in Echtzeit überwachen und verdächtige Transaktionen erkennen und kennzeichnen, um Betrug zu verhindern und unkontrollierte Ausgaben einzudämmen.
KI kann das Rechnungsmanagement verändern, indem sie die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit erhöht. Sie kann betrügerische Aktivitäten wie doppelte Rechnungen, gefälschte Rechnungen und überhöhte Gebühren erkennen und hilft Unternehmen, sich vor finanziellen Verlusten zu schützen. KI erleichtert auch den n-Wege-Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen oder Leistungserfassungsblättern, wodurch menschliche Fehler erheblich reduziert und der Zahlungsprozess beschleunigt wird. Und schließlich kann KI dazu beitragen, den Cashflow des Unternehmens zu optimieren, indem sie die besten Möglichkeiten für vorzeitige Zahlungen und Skonti auf der Grundlage der vereinbarten Zahlungsbedingungen identifiziert und die Zahlungen an Lieferanten automatisiert.
Die vorgestellten Anwendungsfälle zeigen das breite Spektrum an Möglichkeiten, wie KI der Beschaffung zu mehr Effizienz und Wirkung verhelfen kann, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen. Sie zeigen auch, dass die Nutzung von KI bedeutet, Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet aber nicht, dass jeder Anwendungsfall ein anderes Tool erfordert.
Bei Procure Ai gestalten wir das Beschaffungswesen von Unternehmen mit einer KI-gestützten Plattform zur Beschaffungsautomatisierung neu. Wir kombinieren generative KI, fortschrittliche prädiktive Analysen und autonome Ausführung, um die Beschaffung in die Lage zu versetzen, Abläufe zu rationalisieren, operative Risiken zu reduzieren, Kosteneinsparungen zu maximieren und Prozesse durchgängig zu automatisieren.
Durch die Orchestrierung von fortschrittlichen KI/ML-Modellen, GenAI und KI-Agenten vereinheitlicht unsere Plattform systemübergreifend Ausgaben- und Lieferantendaten, verbessert die Erfahrung der Stakeholder bei der Bedarfsaufnahme, identifiziert Einsparmöglichkeiten bei der Ausgabenanalyse, führt taktische Beschaffungsvorgänge und -verhandlungen autonom durch und liefert den operativen Teams prädiktive Erkenntnisse, wodurch ein breites Spektrum von Anwendungsfällen im Einkauf abgedeckt wird.
KI ist nicht länger ein futuristisches Konzept, sondern ein entscheidender Faktor für Beschaffungsteams, die Effizienz, Kosteneinsparungen und strategischen Nutzen anstreben. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Analyse umfangreicher Datensätze in Echtzeit und die Bereitstellung prädiktiver Erkenntnisse ermöglicht KI Beschaffungsfachleuten intelligentereund schnellere Entscheidungen über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg. Mit einer skalierbaren Plattform können Beschaffungsteams ihre Abhängigkeit von lösungsspezifischer KI überwinden und sich auf die Implementierung von KI konzentrieren, um die für ihr Unternehmen wichtigsten Anwendungsfälle zu verbessern.
Durch den Wegfall administrativer Aufgaben hat Procure Ai Kunden wie EnBW, Kärcher und DMG Mori zu 37 % kürzeren Auftragsabwicklungszeiten, 47 % schnelleren Vergabeentscheidungen und durchschnittlich 4,6 % Einsparungen bei Verhandlungen über Tail Spend geholfen. Dies ermöglicht es den CPOs, ihre knappen Ressourcen für strategische Chancen einzusetzen.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, das volle Potenzial der KI zu nutzen, um die Komplexität im Beschaffungswesen zu bewältigen.
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