Gemeinsam besser: Autonome Beschaffung und Verhandlung für maximale Einsparungen verbinden

Stellen Sie sich vor, wir schreiben das Jahr 2026 und die Beschaffungsteams stehen unter zunehmendem Druck, wieder einmal Einsparungen zu erzielen. Dennoch bleiben bis zu 80 % der Transaktionen aufgrund von Ressourcenbeschränkungen und Ausgabenschwellen von der Beschaffung unberücksichtigt.  

Eine Möglichkeit, diese Herausforderung zu bewältigen, besteht darin, mehr Beschaffungsmanager einzustellen und sie mit der Verhandlung taktischer Anfragen zu beauftragen. Ein anderer Ansatz besteht darin, die Beschaffung und die Verhandlungen (zwei getrennte, aber miteinander verknüpfte Prozesse) zu automatisieren, um einen Teil dieser Einsparungen zu erzielen. Was werden Sie tun?

Laut Gartners Innovation Insight: Autonomous Sourcing werden bis 2027 25 % aller Beschaffungsvorgänge völlig autonom ablaufen, und bis 2028 wird künstliche Intelligenz (KI) bei der Erstellung und Durchführung von 70 % der Beschaffungsvorgänge helfen. In diesem Blog werden autonome Beschaffung und Verhandlungen definiert, ihre Hauptunterschiede aufgelistet und erklärt, warum sie zusammen eingesetzt werden sollten, um maximalen Nutzen zu erzielen.  

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Beschaffung und Verhandlung: getrennt, aber miteinander verflochten

Beschaffung und Verhandlung sind zwei getrennte, aber eng miteinander verwobene Prozesse. Während des Beschaffungsprozesses holen die Teams Angebote von einem oder mehreren Anbietern ein und verhandeln dann mit einem oder allen Anbietern, die ein Angebot abgegeben haben, oder auch nicht. Das Gleiche gilt für die autonome Beschaffung und die Verhandlungen.  

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Was ist autonomes Sourcing?  

Autonomous Sourcing ist eine fortschrittliche e-Sourcing-Lösung, die KI und generative KI integriert, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren und eine integrierte Entscheidungshilfe zu bieten. Auf diese Weise können Beschaffungsteams ihre verwalteten Ausgaben mit begrenzten manuellen Eingriffen erhöhen, indem sie Transaktionen mit geringerem Wert erreichen. Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, von der Entwicklung von Spezifikationen über die Identifizierung relevanter Lieferanten, das Einholen von Angeboten und Preisverhandlungen (optional) bis hin zur Auftragsvergabe. Einige oder alle dieser Schritte können automatisiert werden.

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Was sind autonome Verhandlungen?  

Autonome Verhandlungen nutzen KI und maschinelles Lernen, um ohne menschliches Zutun Geschäftsbedingungen wie Preise, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen oder Vertragslaufzeiten auszuhandeln. Von KI-Agenten verwaltete Verhandlungen können sowohl die Kommunikation als auch die Entscheidungsfindung automatisieren, indem sie vordefinierte Regeln anwenden und Echtzeitdaten nutzen.  

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Wesentliche Unterschiede

Der Hauptunterschied zwischen autonomer Beschaffung und Verhandlung ist der Umfang:

• Die autonome Beschaffung umfasst den gesamten Beschaffungsprozess: Entwicklung von Ausschreibungsunterlagen oder Spezifikationen, Identifizierung von Lieferanten, Einholung von Angeboten, Angebotsauswertung, Verhandlung (optional), Vertragsabschluss und Vergabe.

• Die autonome Verhandlungkonzentriert sich speziell auf die Automatisierung der Verhandlungsphase des Beschaffungsprozesses, wobei KI-Agenten zur Kommunikation, Datenanalyse und zum Abschluss von Vereinbarungen eingesetzt werden. Die autonome Verhandlung kann für Verhandlungen mit einem oder mehreren Anbietern eingesetzt werden.  

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Automatisierung mit Menschen in der Schleife

Autonome Beschaffungs- und Verhandlungssysteme bieten Beschaffungsteams einen flexiblen Ansatz zur KI-Automatisierung, bei dem die Teams entscheiden können, inwieweit sie in den Prozess einbezogen werden möchten und welche Aspekte sie gerne dem KI-Agenten überlassen. Typischerweise arbeiten KI-Agenten mit einem gewissen Grad an Autonomie, treffen Entscheidungen, führen Aktionen durch und verfolgen definierte Ziele, wobei in kritischen, vordefinierten Phasen immer noch die Beteiligung des Menschen zur Überwachung, Beurteilung und Intervention erforderlich ist.

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Im Rahmen von Autonomous Sourcing & Negotiations legt der Mensch die Spielregeln fest, einschließlich der Ausgabenkategorien, in denen sie angewendet werden, des Verhandlungsverhaltens, der Aggressivität und anderer Faktoren.

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Gemeinsam besser: Verbindung von Autonomous Sourcing und Negotiations für maximale Einsparungen

Die Integration von autonomer Beschaffungstechnologie mit KI-gesteuerten Verhandlungen schafft einen nahtlosen, durchgängigen Beschaffungsprozess, der die Effizienz, Skalierbarkeit und Kostenoptimierung verbessert. So können Teams schneller, präziser und zielgerichteter arbeiten, insbesondere bei taktischen und operativen Ausschreibungen, bei denen die Beteiligung der Beschaffung optional oder aufgrund des Ungleichgewichts zwischen erforderlichen Ressourcen und erwarteten Erträgen unpraktisch ist.  

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Vorteile der Verbindung von Autonomous Sourcing und Negotiations

Die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlung bietet ressourcenarmen, aber chancenreichen Beschaffungsteams mehrere entscheidende Vorteile:  

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• Kürzere Zykluszeiten durch tiefere Automatisierung: Die Kombination von autonomer Beschaffung und autonomer Verhandlung ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren, von der Entwicklung der Ausschreibungsunterlagen und der Erstellung von Ereignissen über die Identifizierung und Qualifizierung von Lieferanten bis hin zur Verhandlung und Vergabe von Verträgen. Durch diese Integration entfallen die manuellen Übergaben zwischen den Beschaffungs- und Verhandlungsphasen, wodurch sich die Zykluszeiten verkürzen.

• Höhere verwaltete Ausgaben und Einsparungen: Die Automatisierung der Beschaffung und der Verhandlungen ermöglicht es der Beschaffung, taktische und operative Anfragen von geringerem Wert zu bewältigen. Dies ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen (durchschnittlich 4,7 %) durch eine tatsächliche Verwaltung der hinteren Ausgaben.  

• Skalierbarkeit ohne zusätzliche Ressourcen: Durch die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlungen können Unternehmen Tausende von Lieferanteninteraktionen und Verhandlungen parallel abwickeln, ohne zusätzliche Ressourcen einsetzen zu müssen. Dies ist mit manuellen Prozessen nicht möglich und wird für immer effizienter sein als der Einsatz von Menschen in diesem Bereich.

• Maßgeschneiderte Ausführung von Kategoriestrategien: Die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlungen ermöglicht die maßgeschneiderte Umsetzung von Kategoriestrategien im taktischen und operativen Bereich, da je nach Kategorie unterschiedliche Beschaffungs- und Verhandlungsstrategien entwickelt werden können.

Autonome Beschaffung und Verhandlungen sind ein Paradebeispiel für vernetzte Beschaffungserfahrungen, die von Menschen entworfen, durch Daten unterstützt und durch KI-Automatisierung bereitgestellt werden. Sie stellen KI-Anwendungsfälle dar, die es Beschaffungsteams ermöglichen, hochvolumige Routineaufgaben zu automatisieren und mehr Wert zu schaffen, ohne den Personalbestand zu erhöhen. Das hybride Modell aus menschlicher Expertise und KI-Ausführung stellt sicher, dass Menschen die Leitplanken für Verhandlungen mit geringem Wert entwerfen, während sie sich auf die Verwaltung strategischer Beschaffungsereignisse und Verhandlungen konzentrieren, die eine menschliche Note erfordern.  

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Autonome Beschaffung und Verhandlung mit Procure Ai

Die Procure Ai Plattform für Beschaffungsautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungs- und Verhandlungsprozesse auf Autopilot laufen zu lassen und so echte Einsparungen aus bisher ungenutzten taktischen Ausgaben zu erzielen. Die Procure Ai-Plattform unterstützt verschiedene autonome Beschaffungs- und Verhandlungsanwendungen und Automatisierungsgrade, einschließlich der Verwaltung taktischer Beschaffungsereignisse mit einem oder mehreren Lieferanten oder der Wiederbeschaffung von Vertragspositionen. Die Plattformarchitektur ermöglicht auch die Verknüpfung mehrerer verwandter KI-Anwendungsfälle, wie z. B. das Eingangsmanagement (für die Entwicklung von Spezifikationen und Ausschreibungsdokumenten) oder die operative Einkaufsautomatisierung (Umwandlung von vergebenen Projekten in Bestellungen), um eine tiefere Prozessautomatisierung zu erreichen.  

Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass die automatisierte Beschaffung und Verhandlung zu einer durchschnittlichen Einsparung von 4,7 % führt. Das bedeutet, dass Sie für jede 100 Millionen Euro, die Sie für die Beschaffung ausgeben, rund 5 Millionen Euro an Einsparungen erzielen können.  

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Warum beides zusammen verwenden?

Autonome Beschaffung und Verhandlung sind am leistungsfähigsten, wenn sie integriert sind, da sie einen nahtlosen, intelligenten Beschaffungsworkflow schaffen. Auf diese Weise kann die Beschaffung Einsparungen bei bisher unberührten Ausgaben erzielen, die oft bis zu 80 % der Transaktionen ausmachen. Dies beschleunigt nicht nur die Beschaffungszyklen und senkt die Kosten, sondern verbessert auch die Qualität der Entscheidungen, die Lieferantenbeziehungen und die Flexibilität des Unternehmens.  

Möchten Sie mehr Einsparungen erzielen? Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie Sie Ihre Beschaffung und Verhandlungen mit KI automatisieren können.