Autonome Verhandlungen helfen der Beschaffung, mit KI mehr Kosten zu sparen

Verhandlungen sind ein zentraler Bestandteil des Wertversprechens der Beschaffung, aber begrenzte Ressourcen zwingen die Teams oft dazu, sich nur auf die wertvollsten und folgenreichsten Beschaffungsvorgänge und Verträge zu konzentrieren. Interne Richtlinien für die Einbindung der Beschaffung und die späte Einbindung in Projekte schränken die Möglichkeiten der Beschaffung, die Ausgaben zu beeinflussen, weiter ein. Infolgedessen verbleiben bis zu 90 % der Transaktionen und ein großer Prozentsatz der Ausgaben in den Händen der Stakeholder, ohne dass die Beschaffung darauf Einfluss nehmen kann. Das bedeutet, dass die Beschaffungsteams jedes Jahr schätzungsweise 20-50 % der beeinflussbaren Ausgaben nicht einsparen können.

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Autonome Verhandlungen können Beschaffungsteams dabei helfen, diese Herausforderung zu meistern. Laut dem Gartner-Bericht "2024 Top Technology Trends in Procurement " werden 20 % der Unternehmen bis 2026 virtuelle Assistenten und Chatbots einsetzen, um die Interaktionen mit Stakeholdern und Lieferanten zu verwalten. Autonome Verhandlungen nutzen intelligente Automatisierung und Entscheidungshilfen, um die Beschaffung in die Lage zu versetzen, taktische und operative Ausschreibungen zu verhandeln, bei denen die Beteiligung der Beschaffung optional ist (unterhalb der Beteiligungsschwelle) oder zu spät erfolgt. Die Beschaffung kann durch die Erschließung dieser bisher unberührten Bereiche Einsparungen von etwa 4,7 % erzielen.  

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In diesem Blog wird untersucht, wie autonomes Verhandeln funktioniert, welche Technologien es ermöglichen und welche Vorteile es den Beschaffungsteams bietet.

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Autonomes Verhandeln verstehen

Bei der autonomen Verhandlung werden künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen eingesetzt, um Geschäftsbedingungen wie Preise, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen oder Vertragslaufzeiten mit begrenztem oder ohne menschliches Eingreifen auszuhandeln. Der Prozess automatisiert die Kommunikation und Entscheidungsfindung durch die Anwendung vordefinierter Regeln und Echtzeitdaten. Derzeit konzentrieren sich autonome Verhandlungen auf quantifizierbare Bedingungen, die in Zahlenwerten ausgedrückt werden; es ist jedoch zu erwarten, dass sich ihr Anwendungsbereich in Zukunft auf komplexere Vertragsklauseln ausweiten wird.

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Die Technologie hinter autonomen Verhandlungen

Autonome Verhandlungen beruhen auf einer Kombination fortschrittlicher KI-Technologien, die zusammenarbeiten, um effektive Verhandlungsstrategien zu simulieren und auszuführen:

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• Mit Hilfe der prädiktiven Analytik können KI-Systeme Preistrends vorhersagen und das Verhalten von Lieferanten antizipieren, was einen strategischen Vorteil darstellt.  

• Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ermöglicht es dem System, Nachrichten von Lieferanten auf menschenähnliche Weise zu interpretieren und zu beantworten, was eine nahtlose Kommunikation ermöglicht.

• Das maschinelle Lernen spielt eine entscheidende Rolle, da es die Verhandlungstaktik auf der Grundlage früherer Ergebnisse kontinuierlich verfeinert und die Leistung im Laufe der Zeit verbessert.  

• Durch die Datenverarbeitung in Echtzeit kann die KI sofort auf Veränderungen der Marktpreise oder der Bedingungen in der Lieferkette reagieren und so sicherstellen, dass Entscheidungen relevant und wettbewerbsfähig bleiben.

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Wie autonome Verhandlungen funktionieren

Der autonome Verhandlungsprozess folgt in der Regel einem strukturierten Arbeitsablauf, von der Festlegung der anfänglichen Ziele bis zum Abschluss von Vereinbarungen, der von KI-Agenten mit minimaler oder gar keiner menschlichen Intervention verwaltet wird, je nach dem gewünschten Grad der Autonomie.  

Verhandlungen können auf zwei Arten ausgelöst werden:

1. Manuell auf Projektbasis: Das Einkaufsteam kann beschließen, für eine bestimmte Bestellanforderung eine Verhandlung mit einem einzelnen Lieferanten einzuleiten oder für eine frühere taktische Beschaffungsmaßnahme mit mehreren Lieferanten zu verhandeln. Ein weiteres Beispiel für einen gezielten Ansatz ist die (Neu-)Verhandlung von Zahlungsbedingungen mit einer breiten Auswahl von Lieferanten.

2. Automatisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln: Category Manager und der Einkauf können Regeln und Parameter (z. B. Kategoriecode, Ausgabenschwelle, bevorzugte Lieferanten) definieren, bei denen eine Bestellanforderung automatisch eine Verhandlung auslösen soll. Dieser Ansatz kann die Operationalisierung von Kategoriestrategien unterstützen, insbesondere in wettbewerbsintensiven Marktumgebungen mit mehreren bevorzugten Lieferanten oder bei häufigem Einsatz von Einmal-Lieferanten.

Zu den wichtigsten Schritten in diesem Prozess gehören:  

1. Festlegung von Parametern: Das Beschaffungsteam legt Ziele fest, wie z. B. die angestrebten Einsparungsraten, die bevorzugten Liefertermine, die akzeptablen Zahlungsbedingungen, die Risikotoleranz und die Aggressivität der Verhandlung. Die Beschaffung definiert auch Auslöser für manuelle Überprüfungen erkannter Chancen oder automatisierte Prozessabläufe auf der Grundlage von Kategorien, bevorzugten Lieferanten oder Ausgabenschwellenwerten.  

2. Einleitung von Verhandlungen: Das KI-System kontaktiert die Lieferanten anhand dynamischer Vorlagen, analysiert die Antworten und leitet Gegenangebote auf der Grundlage voreingestellter Geschäftsregeln ein.  

3. Abschluss von Geschäften: Sobald eine gegenseitige Übereinstimmung festgestellt wird, legt das System die Bedingungen fest, generiert automatisch Verträge und protokolliert die Ergebnisse.  

4. Aktualisierung von Bestellanforderungen: Lieferanten laden ihre überarbeiteten Angebotsdokumente in das System hoch, das dann die Bestellanforderung aktualisiert und Genehmigungsworkflows auslöst.

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Vorteile der autonomen Verhandlung

Autonome Verhandlungen bieten erhebliche Vorteile für Beschaffungsteams, die ihren Aktionsradius erweitern, den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und bisher ungenutzte Werte in ihren Endausgaben freisetzen möchten. Die wichtigsten Vorteile sind:  

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• Schnelligkeit und Effizienz: Verhandlungen, die früher nicht stattfanden, weil sie zu lange dauerten, können jetzt innerhalb von Minuten abgeschlossen werden, da KI die Zykluszeiten drastisch verkürzt. Dies macht Verhandlungen möglich, bei denen ein geringer Wert, eine späte Einbindung oder ein Mangel an Ressourcen die Beschaffung bisher daran gehindert hätten, Einsparungen zu erzielen.

• Datengesteuerte Erkenntnisse: KI analysiert kontinuierlich frühere Verhandlungsdaten und aktuelle Marktbedingungen, um die effektivsten Verhandlungsstrategien zu empfehlen. Dadurch erhalten Beschaffungsteams einen besseren Einblick in das Verhalten von Lieferanten, Preistrends und Risikoindikatoren, was die sofortige und zukünftige Entscheidungsfindung verbessert.

• Kosteneinsparungen: KI identifiziert günstige Handelskonditionen anhand von Echtzeit-Marktdaten, historischen Preisinformationen und Verhaltenseinblicken, um konsistent bessere Preise zu erzielen. Da die Automatisierung ohne zusätzliches Personal skaliert, kann die Beschaffung ihre adressierbaren Ausgaben erweitern und bisher unberührte Einkäufe aushandeln, ohne dass die Betriebskosten steigen.  

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: KI ermöglicht eine konsistente, faire und transparente Kommunikation mit Lieferanten. Durch die Beseitigung emotionaler Voreingenommenheit und die Wahrung der Professionalität bei jeder Verhandlung fördert das System das Vertrauen und gewährleistet eine gerechte Behandlung. Es sorgt auch dafür, dass kleine Lieferanten eingebunden und bevorzugte Lieferanten konsequent in relevante Ausschreibungen einbezogen werden, wodurch sowohl taktische als auch strategische Beziehungen gestärkt werden.

• Skalierbarkeit und Agilität: Egal, ob Sie mit 1, 5, 50 oder 5.000 Lieferanten verhandeln, KI-Systeme halten Leistung und Qualität aufrecht. So können auch kleine Beschaffungsteams über sich hinauswachsen und den Betrieb skalieren, um komplexe Lieferketten effizient zu verwalten. Autonome Verhandlungen ermöglichen auch schnelle Neuverhandlungen als Reaktion auf plötzliche Marktveränderungen, wie z. B. Tarifänderungen oder geopolitische Ereignisse.

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Autonome Verhandlungen mit Procure Ai

Die Procure AI-Plattform für Beschaffungsautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, Verhandlungen auf Autopilot laufen zu lassen und so echte Einsparungen aus bisher ungenutzten taktischen Ausgaben zu erzielen. Procure AI unterstützt verschiedene Anwendungsfälle für autonome Verhandlungen mit unterschiedlichen Automatisierungsgraden. Die Plattform-Architektur ermöglicht auch die Verknüpfung mehrerer verwandter KI-Anwendungsfälle, wie autonomes Sourcing, Lieferanten-Scouting und Vertragsverhandlungen, um eine tiefere Prozessautomatisierung zu erreichen.

Nach den Erfahrungen unserer Kunden führen autonome Beschaffung und Verhandlungen zu einer durchschnittlichen Einsparung von 4,7 %. Das bedeutet, dass Sie für jede 100 Mio. € an Ausgaben für die Beschaffung, die Sie anfassen, rund 5 Mio. € an neuen Einsparungen erzielen können.  

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Mit KI ungenutzte Einsparungen erschließen

Autonome Verhandlungen verändern das Beschaffungswesen, indem sie den Verhandlungsprozess rationalisieren und ihn schneller, konsistenter und datengesteuert machen. Wenn sich diese Technologie weiterentwickelt, werden frühe Anwender durch rationalisierte Abläufe und stärkere Lieferantennetzwerke einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Dadurch können sie die Vorteile anderer nachgelagerter Prozesse wie Vertragsverhandlungen nutzen und zusätzliche Ressourcen freisetzen.  

Ehrgeizige Beschaffungsleiter erforschen bereits autonome Verhandlungen und beginnen, sie in ihre Beschaffungs-, Category Management- und Verhandlungsstrategien zu integrieren. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Procure Ai autonome Verhandlungen unterstützt und Ihnen helfen kann, neue Einsparungen bei Ihren Beschaffungsausgaben zu erzielen.