Autonome Beschaffung in der Beschaffung: Wie die Beschaffung neue Einsparungen durch Tail Spend erschließen kann

Führungskräfte im Beschaffungswesen stehen zunehmend unter dem Druck, mehr Einsparungen zu erzielen. Eine Beschleunigung der Beschaffungszyklen und die Durchführung von mehr Veranstaltungen würden dies ermöglichen, aber herkömmliche Beschaffungsprozesse werden oft durch manuelle Dateneingabe, fragmentierte Systeme und zeitaufwändige Arbeitsabläufe verlangsamt, was zu Ineffizienzen und verpassten Chancen führt.  

Es könnten mehr Veranstaltungen unterstützt werden, wenn die Schwellenwerte für das Engagement gesenkt würden oder die Stakeholder ihre Anfragen selbst bearbeiten könnten, aber vielen Organisationen fehlen die Ressourcen und Werkzeuge, um taktische oder operative Ausschreibungen unterhalb bestimmter Ausgabenschwellen zu unterstützen. Taktische Ausgaben können je nach Unternehmen, geografischem Standort oder Ausgabenkategorie zwischen 10.000 € und 250.000 € liegen und machen in der Regel über 90 % aller Transaktionen aus. Obwohl die taktischen Ausgaben ein riesiges Einsparungspotenzial bieten, bleiben sie für die meisten Unternehmen unzugänglich.  

Autonomous Sourcing bietet eine digitale Lösung für dieses Problem. Durch die Einführung intelligenter Automatisierung und Entscheidungsunterstützung ermöglicht Autonomous Sourcing den Beschaffungsteams, schneller, genauer und zielgerichteter zu arbeiten, insbesondere bei taktischen und operativen Ausschreibungen, bei denen die Beteiligung der Beschaffung optional ist. Auf diese Weise können Unternehmen durchschnittliche Einsparungen von 4,7 % bei bisher unangetasteten Ausgaben erzielen. In diesem Blog gehen wir darauf ein, wie autonomes Sourcing funktioniert und welche konkreten Vorteile es bietet.  

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Was ist autonomes Sourcing?  

Autonomous Sourcing ist eine fortschrittliche e-Sourcing-Lösung, die KI und generative KI integriert, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren, manuelle Eingriffe zu reduzieren und eine integrierte Entscheidungshilfe zu bieten, die es den Beschaffungsteams ermöglicht, ihre verwalteten Ausgaben zu erhöhen. Laut Gartners Innovation Insight: Autonomous Sourcing werden bis 2027 25 % aller Beschaffungsvorgänge völlig autonom ablaufen, und bis 2028 wird KI bei der Erstellung und Durchführung von 70 % der Beschaffungsvorgänge helfen.

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Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, von der Ausarbeitung der Spezifikationen über die Ermittlung relevanter Lieferanten, die Einholung von Angeboten und Preisverhandlungen bis hin zur Auftragsvergabe. Einige oder alle dieser Schritte können automatisiert werden.

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Grad der Automatisierung im Beschaffungsprozess

Autonomes Sourcing betrifft mehrere Schritte und Aktionen innerhalb des Beschaffungsprozesses. Laut Gartner gibt es drei Stufen der Automatisierung:  

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• Geringe Automatisierung: Automatisierung der Lieferantenermittlung, Preiskalkulation und Verhandlung.

• Mittlere Automatisierung: Automatisierte Anforderungserfassung und Ereignisvergabe.

• Hohe Automatisierung: Vollständige Automatisierung der Quellenidentifizierung, der Erstellung von Ereignissen, der Ausführung und der Erstellung von Bestellungen.

Wie funktioniert die autonome Beschaffung?  

Autonome Beschaffung nutzt KI und generative KI (GenAI), um Aufgaben zu automatisieren, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu optimieren und eine bessere Entscheidungsfindung zu unterstützen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen autonomer Beschaffungssysteme:

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• Integration mit Beschaffungssystemen: Autonome Beschaffungswerkzeuge lassen sich nahtlos in Beschaffungs- und ERP-Systeme integrieren und automatisieren den Ablauf von der Bestellanforderung bis zum Beschaffungsvorgang und dessen Rückführung zur Erstellung der endgültigen Bestellung. Dies ermöglicht sowohl die Durchführung von taktischen Beschaffungsvorgängen als auch die Verhandlung von Angeboten, die von Beteiligten in einer bestehenden Bestellanforderung eingeholt wurden.

• Intelligente Anforderungserfassung: Autonome Beschaffungssysteme beginnen oft mit der Erfassung von Beschaffungsanforderungen über eine Chat-basierte Schnittstelle oder eine Intake-Management-Lösung. GenAI kann einen umfassenden Anforderungssatz generieren, den der Benutzer dann validiert, um die Präzision zu gewährleisten.

• Automatisierte Lieferantenidentifizierung: Das System identifiziert und empfiehlt Lieferanten auf der Grundlage der Ware und der spezifischen Anforderungen. Dies kann auf der Grundlage der aktuellen Lieferantenbasis erfolgen, auf bevorzugte Lieferanten beschränkt sein oder die vollständige Identifizierung neuer Anbieter auf dem Markt umfassen. Die Lösungen können auch Elemente wie die Wahrscheinlichkeit der Teilnahme der einzelnen Lieferanten oder historische Gewinnraten bei der Auswahl relevanter Lieferanten berücksichtigen. In jedem Fall können die Beschaffungsteams ihren Ansatz detailliert anpassen.

• Erstellung von Kostenvoranschlägen: Autonome Beschaffungsplattformen können "Soll-Kosten"-Schätzungen erstellen, indem sie historische Preise, Markttrends und andere Faktoren analysieren und den Beschaffungsteams helfen, den Wert einer Beschaffungsmaßnahme im Vergleich zu einer Direktbestellung einzuschätzen.

• Ausführung der Veranstaltung: Das System kann sich automatisch an Lieferanten wenden, um Angebote einzuholen, Wettbewerbsfeedback zu geben und einen Angebotsvergleich für die Vergabeentscheidung vorzubereiten.

• Optimierung der Verhandlungsstrategie: Das System kann auf der Grundlage von Aktivitätsmustern der Lieferanten oder von Marktkenntnissen die beste Verhandlungsstrategie vorschlagen, die eine optimale Reaktion der Lieferanten und eine Anpassung an die Unternehmensziele gewährleistet. Und diese dann auch umsetzen.

• Kontinuierliche Überwachung und Feedback: Autonome Beschaffungssysteme können die Leistung von Lieferanten, Marktveränderungen und Compliance-Anforderungen ständig überwachen, so dass die Beschaffung ihre Beschaffungsstrategien in Echtzeit anpassen kann, um die Effizienz und die Übereinstimmung mit den Geschäftsanforderungen zu gewährleisten.

• Verbesserte Einblicke: GenAI unterstützt nicht nur die Erstellung detaillierter Anforderungen, sondern liefert auch verwertbare Erkenntnisse, prognostiziert Trends und identifiziert Risiken oder Chancen, so dass Beschaffungsteams schnellere und strategischere Entscheidungen treffen können.

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Vorteile von Autonomous Sourcing

KI-gesteuerte Automatisierung kann in verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses messbare Verbesserungen bringen. Die wichtigsten Vorteile sind:

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• Ermöglichung von Self-Service-Beschaffung: Endbenutzer können KI-gestützte taktische Beschaffungsvorgänge mit minimalen Eingriffen durchführen, was die Effizienz erhöht und die Reichweite der Beschaffung vergrößert, selbst in Kategorien mit begrenzter interner Expertise.

• Verkürzte Zykluszeiten: Die Automatisierung beschleunigt die Arbeitsabläufe bei der Beschaffung und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Ereignissen, insbesondere bei zeitkritischen Einkäufen.

• Kosteneinsparungen: KI-gestützte Analysen helfen, Kosteneinsparungen bei Käufen zu erzielen, für die die Beschaffung keine Ressourcen hat.

• Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften: Autonome Plattformen betten Compliance-Prüfungen in die Beschaffungs- und Einkaufsabläufe ein und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Standards sowie von Kategoriestrategien.

• Größere Reichweite der Beschaffung: Autonomous Sourcing fügt der Beschaffung künstliche Ressourcen hinzu, die es den Teams ermöglichen, wettbewerbsfähige Angebote abzugeben und mehr Ausgaben pro Jahr zu tätigen.

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Zukünftige Trends im autonomen Sourcing

Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie werden autonome Beschaffungsplattformen noch anspruchsvoller werden. Zwei Trends, die es zu beobachten gilt:

• Größere Autonomie: KI wird zunehmend eine End-to-End-Automatisierung von Beschaffungsprozessen ermöglichen, die menschliche Eingriffe minimiert und gleichzeitig die Konsistenz und Geschwindigkeit verbessert. Da dies Vertrauen in die Systeme erfordert, müssen Unternehmen Erfahrungen über die Art, die Möglichkeiten und die Grenzen vollautomatisierter Beschaffungsvorgänge sammeln.

• Ganzheitliche Entscheidungen: Autonome Beschaffungstools werden in der Lage sein, zusätzliche Faktoren wie Risiko, Nachhaltigkeit und ESG (Environmental, Social and Governance) in die Lieferantenbewertung einzubeziehen und die Beschaffungsentscheidungen mit den umfassenderen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Dadurch kann die Beschaffung ganzheitliche Entscheidungen automatisieren und Strategie und Ausführung bei taktischen Ausgaben miteinander verbinden.

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Autonome Beschaffung mit Procure Ai

Autonomous Sourcing ist noch eine relativ neue Funktion, die sich jedoch aus einfachen, auf Arbeitsabläufen basierenden Automatisierungen entwickelt hat. Heute ist es eine intelligente Erweiterung von Kategorie-Teams, die mehr Kontrolle über die Ausführung ihrer Strategien erhalten und neue Einsparungen freisetzen möchten. Die Procure AI-Plattform für Beschaffungsautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungsvorgänge auf Autopilot laufen zu lassen und so die Einsparungen aus ihren bisher ungenutzten taktischen und operativen Ausgaben zu maximieren, die oft über 90 % der Transaktionen ausmachen.  

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Die Procure Ai-Plattform unterstützt verschiedene autonome Beschaffungsanwendungen und Automatisierungsgrade, einschließlich der Verwaltung taktischer Beschaffungsvorgänge mit einem oder mehreren Lieferanten und der Beschaffung von Vertragspositionen. Unser einzigartiger Plattformansatz ermöglicht es der Beschaffung, verschiedene verwandte KI-Anwendungsfälle zu verknüpfen, wie z. B. Verhandlungen, Lieferantenscouting, ESG und Risikobetrachtung, um eine tiefere Prozessautomatisierung zu erreichen.  

Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass die automatisierte Beschaffung und Verhandlung zu einer durchschnittlichen Einsparung von 4,7 % führt. Das bedeutet, dass Sie pro 100 Mio. EUR an Ausgaben für die Beschaffung rund 5 Mio. EUR an Einsparungen erzielen können.  

Kontaktieren Sie uns um zu erfahren, wie Sie Ihren Beschaffungsprozess mit Procure Ai automatisieren können.