Wie man eine KI-Roadmap für die Beschaffung erstellt

In den letzten Jahren hatte die Digitalisierung für die Verantwortlichen im Beschaffungswesen weiterhin höchste Priorität. Laut Deloitte's 2023 Global Chief Procurement Officer Survey haben 61% der CPOs die Bedeutung der digitalen Transformation betont, um die Anpassungsfähigkeit zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Künstliche Intelligenz (KI) ist noch ein relativ neues Element im Beschaffungswesen, aber die Unternehmen beginnen, ihr transformatives Potenzial zu erkennen. Laut einer aktuellen Oliver Wyman-Studie über "Transformative Trends in der Beschaffung" ziehen 92 % der CPOs Technologie, Automatisierung und KI in Betracht, um die Effizienz des Personalbestands in den nächsten zwei Jahren zu steigern.  

Um die Vorteile von KI in vollem Umfang zu nutzen, sollten Beschaffungsteams ihre Digitalisierungs-Roadmaps (sofern vorhanden) überprüfen und sorgfältig überlegen, wie KI zu ihrer digitalen Transformation beitragen kann. Dieser Artikel erklärt, wie Sie KI in Ihre digitale Roadmap integrieren können.

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Die Entwicklung der Digitalisierung der Beschaffung

In den letzten zehn Jahren haben die Beschaffungsteams ihre Digitalisierungsbemühungen stetig vorangetrieben. Die ersten Pläne waren linear und zielten auf eine schrittweise Effizienzsteigerung durch grundlegende Automatisierung ab. Als sich die Landschaft weiterentwickelte, wurden Datenanalyse und intelligentere Entscheidungsfindung zu den wichtigsten Prioritäten, wodurch sich der Schwerpunkt sowohl auf betriebliche Effizienz als auch auf datengestützte Erkenntnisse verlagerte.  

Heute spielt die KI eine zentrale Rolle bei der Datenbereinigung, der Prozessverbesserung und der Beschleunigung der Transformation. Der Schwerpunkt liegt nicht mehr auf der einfachen Automatisierung, sondern auf der Erweiterung menschlicher Fähigkeiten durch den Einsatz von KI-Agenten und -Frameworks, um die Produktivität und strategische Entscheidungen zu verbessern. Um das Potenzial der digitalen Transformation voll auszuschöpfen, muss die Beschaffung nun KI in ihren Digitalisierungsfahrplan integrieren.

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Wie sich die Digitalisierung auf das Betriebsmodell der Beschaffung auswirkt

Technologie und Daten sind ein zentraler Bestandteil eines Beschaffungsmodells. Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute müssen Betriebsmodelle flexibel und anpassungsfähig sein, um auf technologische Veränderungen reagieren und Prozesse und Ressourcen nach Bedarf anpassen zu können. Wenn Betriebsmodelle aktuelle und neu entstehende technologische Möglichkeiten und deren Auswirkungen auf Menschen und Prozesse antizipieren und widerspiegeln, können Unternehmen die Komplexität in der Beschaffung bewältigen, betriebliche Effizienz freisetzen und die Wertschöpfung steigern. Fehlt diese Abstimmung, werden Technologieinvestitionen nur selten die erwartete Rendite bringen.  

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Wie man eine KI-Roadmap für die Beschaffung erstellt  

Viele Unternehmen verfügen bereits über eine digitale Roadmap. Das bedeutet, dass Sie nach Möglichkeiten suchen werden, KI in Ihre bestehenden Pläne zu integrieren, anstatt bei Null anzufangen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass KI in Ihrer Digitalisierungs-Roadmap berücksichtigt wird.  

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Schritt 1: Erkennen Sie Ihre Schmerzpunkte

Bevor Sie die Implementierung einer neuen Technologie in Erwägung ziehen, müssen Sie zunächst verstehen, welches Problem Sie zu lösen versuchen. Der erste Schritt bei der Erstellung einer KI- (oder digitalen) Roadmap für das Beschaffungswesen besteht daher darin, Ihre Abläufe und Prozesse zu überprüfen und die wichtigsten Herausforderungen zu ermitteln, bei deren Lösung KI helfen könnte. Haben Sie zum Beispiel Probleme, genügend Einsparungen zu erzielen? Fällt es Ihnen schwer, aussagekräftige Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen? Oder beschweren sich Ihre Stakeholder über den mühsamen Einkaufsprozess?

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Schritt 2: Untersuchung von KI-Funktionen und Anwendungsfällen

Sobald Sie wissen, welche Probleme Sie lösen wollen, sollten Sie die breite Palette an KI-Agenten, die für diese Funktion zur Verfügung stehen, untersuchen und verstehen. Die potenziellen Anwendungsfälle für KI in der Beschaffung sind umfangreich und betreffen jede Phase des Beschaffungsprozesses, vom Datenmanagement über die Einbindung von Lieferanten bis hin zum Einkauf.

Zu den wichtigsten Anwendungsfällen von KI im Beschaffungswesen gehören:

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• Ausgaben- und Datenanalyse: KI rationalisiert die Datenklassifizierung, -bereinigung und -anreicherung, um eine genaue Ausgabentransparenz zu gewährleisten, Einsparungsmöglichkeiten aufzudecken und Anomalien wie überhöhte Zahlungen oder abweichende Ausgaben zu erkennen.

• Entwicklung von Kategoriestrategien: KI unterstützt datengesteuerte Kategoriestrategien durch die Analyse von Markt- und Lieferantendaten in Echtzeit, die Prognose von Trends und die Empfehlung von Werthebeln.

• Leistungsmanagement: KI automatisiert die Verfolgung von Einsparungen, identifiziert künftige Möglichkeiten und bietet KPI-Dashboards für die Lieferanten- und Beschaffungsleistung in Echtzeit.

• Beschaffung und Verhandlung: KI verbessert die Beschaffung durch die Automatisierung von Ausschreibungsprozessen, die Bewertung von Lieferanten, das Benchmarking von Angeboten und sogar die Durchführung autonomer Verhandlungen.

• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen: KI unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Lieferanten vom Onboarding bis zum Offboarding, indem sie Lieferantenprofile erfasst, überprüft und mit Risiko- und Leistungsdaten in Echtzeit anreichert.

• Vertragsmanagement: KI beschleunigt Vertragsabläufe durch automatisiertes Redlining, das Vorschlagen von Klauseln, die Durchführung von Compliance-Prüfungen und das Teilen von Verlängerungswarnungen.

• Verwaltung von Eingängen: KI extrahiert Daten aus Freitextanfragen, führt Benutzer durch konforme Prozesse oder generiert automatisch Entwürfe von Leistungsbeschreibungen.

• Einkauf und Betrieb: KI automatisiert die Erstellung von Bestellungen, überwacht Störungen, erkennt Betrugsrisiken und gewährleistet die betriebliche Kontinuität mit minimalem menschlichem Einsatz.

• Verwaltung von Rechnungen: KI verbessert die Genauigkeit und Betrugserkennung, automatisiert Abgleichprozesse und identifiziert optimale Zahlungsmöglichkeiten, um den Cashflow zu steuern.

Durch eine gründliche Analyse der Probleme, Anwendungsfälle und verfügbaren Lösungen können Beschaffungsleiter die wichtigsten Möglichkeiten für ihr Unternehmen identifizieren und die Grundlage für eine erfolgreiche KI-gesteuerte Transformation schaffen.

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Die wichtigsten Anwendungsfälle, die unsere Kunden verfolgen und warum

Procure Ai arbeitet mit verschiedenen Beschaffungsteams zusammen, um KI in ihre Prozesse zu integrieren. Hier sind die drei typischen Anwendungsfälle, die sie im Moment verfolgen und warum:  

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• Datenbereinigung: KI automatisiert die Datennormalisierung und -anreicherung, um schlechte Datenqualität zu beheben und saubere, zuverlässige Beschaffungsdaten zu gewährleisten. Dies steht in engem Zusammenhang mit der Visualisierung von Daten durch Dashboards und hilft ihnen beim Übergang von der Ausgabenanalyse zu Datenanalyse und -einblicken.

• Autonome Beschaffung und Verhandlungen: KI-gesteuertes Autonomous Sourcing und Autonomous Negotiations ermöglichen es Unternehmen, Einsparungen bei bisher nicht verwalteten oder nicht berührten Ausgaben zu erzielen, insbesondere bei den Long Tail-Transaktionen im operativen und taktischen Bereich.  

• Verwaltung der Eingänge: KI-gestützte Eingangslösungen rationalisieren Benutzeranfragen, verbessern die Compliance und ermöglichen eine frühere Einbindung der Beschaffung in den Beschaffungs-, Vertrags- oder Einkaufsprozess, was zu einer besseren Benutzererfahrung, einer stärkeren Einhaltung der Richtlinien und einer früheren Einbindung führt.

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Andere Anwendungsfälle wie das Onboarding von Lieferanten, die Automatisierung des Einkaufs oder das Redlining und die Erstellung von Verträgen sind ebenso praktikabel und wichtig. Sie erfordern jedoch eine umfassendere Überprüfung der bestehenden Lösungslandschaft, um ihre Integration zu erleichtern.  

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Schritt 3: Ermittlung von Interdependenzen und Synergien

Sobald Sie die relevanten KI-Anwendungsfälle festgelegt haben, müssen Sie im nächsten Schritt prüfen, wie sie zusammenwirken. Einige KI-Anwendungsfälle sind miteinander verknüpft und können einen größeren Nutzen bringen, wenn sie zusammen implementiert werden. So bieten beispielsweise autonome Beschaffung und Verhandlungen einen maximalen Nutzen, wenn sie miteinander verbunden werden, um einen nahtlosen, durchgängigen Beschaffungsprozess zu schaffen, der die Effizienz, Skalierbarkeit und Kostenoptimierung verbessert. Ebenso verstärken hochwertige Daten, die durch KI-gesteuerte Datenbereinigung und -anreicherung ermöglicht werden, andere KI-Anwendungen wie die Erkennung von Verkaufschancen oder Lieferantenempfehlungen während des Intake Managements. Durch frühzeitiges Erkennen dieser Abhängigkeiten können Beschaffungsteams Initiativen priorisieren, die sich gegenseitig verstärken, Doppelarbeit vermeiden und ein kohärentes KI-Ökosystem aufbauen.  

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Schritt 4: Schätzung der erforderlichen Ressourcen

Nachdem Anwendungsfälle und Abhängigkeiten identifiziert wurden, müssen im nächsten Schritt die für eine effektive Implementierung von KI erforderlichen Ressourcen ermittelt werden. Dazu gehört, dass Sie ermitteln, welche internen Stakeholder und Teams beteiligt werden müssen, sowohl aus dem Einkauf als auch aus der IT, und dass Sie Rollen und Zuständigkeiten klar definieren, um die Abstimmung und Verantwortlichkeit über alle Funktionen hinweg sicherzustellen. Außerdem müssen Sie den Budgetbedarf für die Investition in eine KI-Plattform, die Implementierung, das Change Management und die Befähigung abschätzen.  

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Schritt 5: Skizzieren Sie mögliche Anwendungsfälle

Unter Berücksichtigung aller in den Schritten eins bis vier gesammelten Informationen können Sie nun damit beginnen, Ihre KI-Möglichkeiten zu organisieren. Erstellen Sie eine strukturierte Liste mit allen potenziellen Anwendungsfällen. Bewerten Sie diese dann anhand der Auswirkungen (hoch, mittel, gering) und der einfachen Umsetzung (leicht, mittel, schwer). Erstellen Sie schließlich eine Matrixansicht, in der alle Initiativen aufgeführt sind. So können Sie Quick Wins, strategische Notwendigkeiten und Nice-to-haves schnell identifizieren.  

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Diese visuelle Priorisierung hilft den Stakeholdern dabei, sich darauf zu konzentrieren, wo sie zuerst ansetzen müssen und welche Initiativen schon früh einen Nutzen bringen können, während sie gleichzeitig die Grundlage für komplexere, langfristige Veränderungen schaffen. Außerdem unterstützt sie eine fundiertere Entscheidungsfindung bei der Ressourcenzuweisung, dem Risikomanagement und der Festlegung der Reihenfolge Ihrer Roadmap.  

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Schritt 6: Erstellen Sie Ihren Fahrplan

Wenn Sie alle wichtigen Informationen haben, können Sie jetzt Ihre KI-Roadmap erstellen. Beginnen Sie mit der Priorisierung der Anwendungsfälle auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen, ihrer Abhängigkeiten und ihrer Bereitschaft zur Implementierung. Legen Sie eine logische Reihenfolge fest, beginnend mit grundlegenden Quick Wins, die eine Dynamik aufbauen und eine zukünftige Skalierbarkeit ermöglichen, gefolgt von komplexeren Initiativen mit großer Wirkung.

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Integrieren Sie dann diese priorisierten KI-Initiativen in Ihre umfassendere Roadmap für die Digitalisierung der Beschaffung und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren Geschäftszielen, Ihrer Technologielandschaft und Ihrem Betriebsmodell übereinstimmen. Ihre Roadmap sollte klare Meilensteine, Zeitvorgaben, Verantwortlichkeiten und Erfolgskennzahlen (!) enthalten, um die Ausführung zu steuern und den Fortschritt zu verfolgen. Auch wenn so eine sequenzierte Roadmap entsteht, sollten Sie nicht vergessen, dass sie nicht statisch ist und regelmäßig auf der Grundlage von Erkenntnissen und sich ändernden Prioritäten überprüft werden sollte. Sie sollte sich weiterentwickeln, wenn sich Technologien weiterentwickeln, neue Möglichkeiten auftauchen und der Reifegrad Ihres Unternehmens zunimmt.

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Schritt 7: Beginn der Implementierung von AI

Die meisten Unternehmen beginnen mit einem Pilotprojekt, das sich auf einen bestimmten Anwendungsfall konzentriert, bevor sie KI in größerem Umfang einführen. Befolgen Sie die Ratschläge in unserem Artikel zur erfolgreichen Implementierung von KI , damit Ihr erstes Projekt reibungslos verläuft.  

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Beschleunigen Sie Ihre KI-Roadmap mit der Procure Ai Procurement Automation Platform

Während viele Einzellösungen nur einen einzigen KI-Anwendungsfall unterstützen, kann eine Plattformlösung mehrere Anwendungsfälle auf Ihrer Roadmap abdecken. Dies macht es einfacher und kostengünstiger, Ihre KI-Initiative zu implementieren und zu skalieren, ohne Ihr IT-Team mit mehreren Anbietern oder wechselnden Prioritäten zu belasten. Procure Ai unterstützt eine breite Palette von KI-Anwendungsfällen und -Anwendungen und kann Ihnen helfen, Ihre KI-Initiativen entsprechend Ihren Ambitionen und Prioritäten zu skalieren. Sie können verschiedene KI-Anwendungsfälle schnell testen und Ihre KI-Reise beschleunigen, sobald der Nutzen nachgewiesen ist. Procure Ai bietet auch die Flexibilität, kundenspezifische Anwendungsfälle zu entwickeln, die auf Ihre spezifischen geschäftlichen Herausforderungen zugeschnitten sind. KI für die Beschaffung als Service, wenn Sie so wollen.  

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Das Potenzial der KI in die Tat umsetzen

KI ist keine Science-Fiction mehr und auch nichts, was sich nur die größten Unternehmen leisten können. KI ist ein strategischer Imperativ für Beschaffungsteams, die mit dem Status quo in der Beschaffung unzufrieden sind und die Effizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und neue Wertschöpfungsquellen erschließen wollen. Um das Potenzial von KI voll auszuschöpfen, muss sie sorgfältig in die Roadmap für die Digitalisierung des Einkaufs integriert werden. Führungskräfte in der Beschaffung können das interne Vertrauen, die Dynamik und die Fähigkeiten aufbauen, die erforderlich sind, um KI effektiv und nachhaltig im gesamten Unternehmen zu skalieren, indem sie einen strukturierten, anwendungsfallorientierten Ansatz verfolgen und KI-Initiativen auf reale betriebliche Herausforderungen abstimmen.

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Sind Sie bereit, Ihre KI-Reise in der Beschaffung zu beginnen? Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Sie bei der Erstellung Ihrer KI-Roadmap unterstützen können.