8 wichtige Schritte zur erfolgreichen Implementierung von KI in der Beschaffung

KI hat das Potenzial, Beschaffungsteams dabei zu helfen, in einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld, in dem sie oft mit weniger mehr leisten müssen, erfolgreich zu sein. Mit KI können Beschaffungsabteilungen Routineaufgaben automatisieren, ihre Produktivität steigern und schnellere (und bessere) Analysen durchführen. Dadurch können die frei werdenden Ressourcen für strategische Aufgaben eingesetzt werden.

Viele Unternehmen erkennen das Potenzial von KI zur Verbesserung der Beschaffungsabläufe. In seiner Generative AI 2024 Planning Survey stellt Gartner fest, dass Beschaffungsteams durch die Implementierung von GenAI-Anwendungen eine Produktivitätssteigerung von 21,7 % und Kosteneinsparungen von 12,5 % über 12 bis 18 Monate erwarten. Das bedeutet, dass auf 5 Vollzeitäquivalente in Ihrem Team 1 zusätzliches Äquivalent durch KI kommt. Werfen Sie einen Blick auf unsere Übersicht über KI-Agenten, um zu sehen, wo Sie den neuen Kollegen einsetzen möchten.

Wenn Sie derzeit über die Implementierung von KI in der Beschaffung nachdenken, erläutert dieser Artikel die kritischen Aspekte, die Teams sicherstellen müssen, damit die Initiative einen messbaren Nutzen bringt. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die acht wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Implementierung von KI in der Beschaffung.  

Kritische Überlegungen vor der Implementierung von KI-Tools  

Die Einführung von KI kann viele Vorteile für das Beschaffungswesen mit sich bringen. Unternehmen müssen jedoch vor der Implementierung verschiedene kritische Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen für KI bereit ist und dass sie einen messbaren Nutzen bringt.  

In einem Artikel aus dem Jahr 2025 mit dem Titel "Build AI Literacy to Drive Successful AI Initiatives in Procurement" (Aufbau von KI-Kenntnissen, um erfolgreiche KI-Initiativen in der Beschaffung voranzutreiben) stellt Gartner fest, dass KI-Kenntnisse für eine erfolgreiche KI-Implementierung entscheidend sind. Gartner merkt an, dass KI-Kenntnisse über das bloße Verständnis, wie ein System funktioniert und was es tun kann, hinausgehen. Dazu gehören auch Aspekte wie die Art und Weise, wie das System trainiert wurde und wie es "lernt" und wie es mit anderen Beschaffungstechnologien integriert werden kann.  

Neben dem Aufbau von KI-Kenntnissen empfiehlt Gartner auch, sich vor der Einführung einer KI-Initiative die folgenden kritischen Fragen zu stellen:  

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1. Was ist das Problem, das wir mit KI zu lösen versuchen? Eine klare Definition des Kernproblems und der Chance stellt sicher, dass die KI-Initiative zielgerichtet und wirkungsvoll ist.  

2. Wer ist der primäre Verbraucher/Nutzer der KI-Initiative? Das Verständnis des Endnutzers hilft dabei, KI-Lösungen für eine bessere Akzeptanz und Effektivität zuzuschneiden.

3. Welcher Geschäftsprozess wird die Initiative beherbergen? Die Bestimmung des Ortes, an dem die KI implementiert werden soll, gewährleistet eine reibungslose Integration mit minimalen Unterbrechungen.  

4. Wie werden die Auswirkungen der KI-Initiative gemessen? Die Festlegung von Metriken (KPIs) und die Messung des Erfolgs sind entscheidend, um die Wirksamkeit der KI-Initiative zu bewerten und die Investition zu rechtfertigen.  

5. Wie werden wir den Wert langfristig erhalten? Regelmäßige Leistungsüberprüfungen und Aktualisierungen tragen dazu bei, dass KI-Initiativen ihren Wert langfristig erhalten.  

6. Welche Fachexperten (Beschaffung, Geschäftsfunktion, IT) sollten einbezogen werden? Die Einbeziehung von Experten stellt sicher, dass die KI-Initiative auf praktischem Wissen basiert und reale Herausforderungen angeht, was die Genauigkeit und Akzeptanz verbessert.

Wir von Procure Ai sind der Meinung, dass es noch zwei weitere wichtige Fragen zu stellen gilt:  

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7. Wie schützt die KI-Anwendung die Daten des Unternehmens, und welche Maßnahmen werden zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen? Die Bewertung der Einhaltung von Sicherheitsstandards, Datenverschlüsselung und Zugangskontrollen durch die KI-Lösung ist entscheidend für den Schutz sensibler Daten und die Erhaltung des Vertrauens.

8. Kann die KI-Lösung über ihre Standardfunktionen hinaus weitere oder andere Anwendungsfälle unterstützen? Während viele KI-Lösungen ihre Kernfunktionen schrittweise erweitern, müssen Unternehmen prüfen, ob sie sich an breitere oder sich entwickelnde Geschäftsanforderungen anpassen können.

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8 Schritte zur Implementierung von KI in der Beschaffung

Sobald Sie die obigen Fragen beantwortet haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Dabei sollten Sie bedenken, dass die erfolgreiche Implementierung von KI einen strategischen Ansatz erfordert. Wir empfehlen den folgenden 8-stufigen Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre KI-Implementierung mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt und messbare Ergebnisse liefert:  

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1. Identifizieren Sie Anwendungsfälle: Bewerten Sie Ihre Herausforderungen (die Probleme, die Sie anhand der obigen Fragen identifiziert haben) und ermitteln Sie Bereiche, in denen KI potenziell einen unmittelbaren Nutzen bringen kann. Das Ziel dieses Schritts ist es, ein Portfolio von wirkungsvollen, messbaren und schnell lösbaren KI-Anwendungsfällen zu erstellen. Wir schlagen vor, dass Sie sich zunächst mit Aspekten wie Datenbereinigung und -harmonisierung, autonome Beschaffung und Verhandlungen, Eingangsmanagement oder Lieferantenerkennung und Onboarding befassen.  

2. Stellen Sie das Implementierungsteam zusammen: Ermitteln Sie die Schlüsselkompetenzen, die für eine effektive Implementierung von KI zur Lösung Ihrer Probleme erforderlich sind, und stellen Sie Ihr Team zusammen. Beziehen Sie Beschaffungs- und Technologieexperten sowie den Endnutzer (Hauptverbraucher) ein.  

3. Sammeln Sie die erforderlichen Daten: Sammeln Sie alle erforderlichen Daten für Ihre KI-Implementierung (einschließlich aktueller und historischer Daten) und stellen Sie sicher, dass das System auf alle benötigten Echtzeitinformationen zugreifen kann. Dies steht nicht im Widerspruch zum ersten Anwendungsfall "Verbesserung der Datenqualität", sondern verdeutlicht vielmehr, warum es sinnvoll ist, hier anzusetzen.  

4. Wählen Sie den richtigen Partner: Wählen Sie KI-Tools, die für beschaffungsspezifische Anwendungen entwickelt wurden und die für die Anwendungsfälle, die Sie angehen möchten, relevant sind. Viele KI-Tools für die Beschaffung konzentrieren sich zwar auf einen bestimmten Anwendungsfall, doch die Wahl einer Plattformlösung, die mehrere der von Ihnen identifizierten Anwendungsfälle abdecken kann, macht die Implementierung und Skalierung Ihrer KI-Initiative einfacher und kostengünstiger.  

5. Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsexperten wissen, wie sie effektiv mit KI-Systemen zusammenarbeiten können.

6. Testen Sie Ihre Lösung: Führen Sie ein gezieltes Pilotprojekt durch, das sich auf einen bestimmten Anwendungsfall konzentriert, überwachen Sie die Leistung und dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse. Die Festlegung von Zielen, Erfolgskriterien und Zeitplänen im Vorfeld ist der Schlüssel zur Bestimmung des "Erfolgs".

7. Aktivieren Sie Ihr Unternehmen: Sobald Sie einen Konzeptnachweis erbracht haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen für die Nutzung von KI gerüstet ist. Dazu kann die Einrichtung eines Projekt- oder Governance-Rahmens für bestimmte KI-Anwendungsfälle und der Aufbau gezielter Teams gehören.  

8. Steigern Sie Ihre KI-Ambitionen: Beginnen Sie mit der Implementierung von KI, um weitere Herausforderungen in der Beschaffung zu bewältigen. Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollten Sie KI für mehrere Anwendungsfälle parallel implementieren.  

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Von der Erkenntnis bis zur Umsetzung: Ihre KI-Reise beginnt hier

Durch die Beantwortung wichtiger Fragen im Vorfeld und die Einhaltung eines strukturierten Implementierungsplans können Beschaffungsteams das volle Potenzial von KI ausschöpfen, um Routineaufgaben zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und mehr aus ihren Daten herauszuholen.

Procure Ai bietet eine vernetzte und sichere Plattform für die Beschaffungsautomatisierung, die fragmentierte Daten in Erkenntnisse und Maßnahmen für verschiedene Anwendungsfälle entlang des gesamten Beschaffungsprozesses umwandelt. Mit Procure Ai können Unternehmen ihre KI-Ambitionen flexibel skalieren, ohne auf lösungsspezifische KI-Erweiterungen angewiesen zu sein, und sich auf die Möglichkeiten konzentrieren, die für ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, sich auf KI in der Beschaffung vorzubereiten. Heute und morgen.